Cuando hablamos de estandarización de procesos, en empresas de paquetería y mensajería, nos referimos a aquellas normas que se establecen para la realización de uno o más procesos. Es decir, la forma en la que se debe llevar a cabo el trabajo para ofrecer la calidad deseada en un servicio.
Debemos contemplar posibles contratiempos, anticipar soluciones y delegar las tareas a cada área o personal calificado. Esto nos va a permitir tener en claro qué hace quién en determinada circunstancia.
Hay que tener en cuenta que no se trata de imponer pasos que generen un trabajo lento, sino de establecer normas para atender rápidamente las necesidades del servicio. Es decir, la elaboración de una guía en donde se cimienten las pautas a seguir.
También se emplea para proponer posibles soluciones a probables percances y evitar contratiempos.
Por otra parte, en aquellas empresas que cuentan con más de una sucursal, el estandarizar los procesos les permite realizar las mismas actividades y con el mismo nivel de calidad. Todo se hace de la misma forma sin importan quién lleve a cabo el servicio.
Imaginemos una empresa que cuenta con dos sucursales. En una de estas, el servicio al cliente está bien calificado por los consumidores pero en la otra sucursal los clientes suelen quejarse del pésimo servicio. Con la estandarización de procesos, esto se evitaría ya que los empleados tendrían una forma de trabajo unificada.
¿Cómo estandarizar tus procesos de paquetería y mensajería?
Podemos encontrar varias formas de organizar el trabajo dentro de una empresa de paquetería y mensajería, pero el apoyarnos de la tecnología es una forma de trabajo más confiable.
La información recaudada siempre estará a nuestra disposición y los procesos podrán implementarse con mayor rapidez.
Veamos el caso de EnvioNet®, el cual es un sistema diseñado para implementar la estandarización de los procesos en empresas de paquetería y mensajería, encargado de cubrir todas las actividades de este tipo de empresas.
¿Qué procesos desarrolla y optimiza EnvioNet®?
- Área de Facturación- Ventas.
Crear listas de precios generales para cada Origen-Destino.
- Área de Facturación- Ventas.
Crear listas de precios específicas para cada cliente.
- Área de Facturación- Guías.
Documentar guías de forma ágil y sin riesgo de errores en las tarifas a cobrar. El sistema calcula los servicios e impuestos correspondientes.
- Área de Tráfico.
Generar Viajes y bitácoras de viaje para el traslado de la carga a su destino.
- Área de Tráfico- Embarque de paquetería.
Embarcar la carga en el viaje correcto.
- Área de Tráfico- Descarga.
Registrar el ingreso de la carga a la bodega correspondiente (ocurre ó entrega a domicilio), en la sucursal de destino.
- Área de Tráfico- Ocurre ó Entrega a Domicilio.
Registrar en línea, la entrega de la carga y evidencias de entrega.
- Área de Facturación.
Facturar las guías solicitadas por los clientes.
- Área de Administración- Cuentas por Cobrar.
Administrar la cartera y cobranza de facturas.
- Área de Administración- Cuentas por Pagar.
Registrar las facturas de proveedores.
- Área de Finanzas- Bancos.
Planificar y registrar los pagos a proveedores.
- Etc.
Como puedes observar, son pasos muy sencillos. En estos se establece qué actividades debe realizar cada área para generar un trabajo en equipo óptimo que permita lograr mayor eficiencia, productividad y rentabilidad.
Si estás interesado en conocer más acerca de la estandarización, te recomendamos ver este vídeo, en donde se muestran los principales procesos logísticos que sigue el sistema. También puedes escribir desde aquí para solicitar más información.